Procédure générale pour introduire un dossier

Les règles en matière de contrôle administratif et budgétaire diffèrent selon les autorités. L’Etat fédéral, les Communautés et les Régions sont d’ailleurs eux-mêmes compétents pour fixer leurs propres règles en la matière. Sur la page «Choisissez votre entité » vous trouverez à chaque fois un aperçu de la réglementation applicable dans votre entité.

Les considérations générales suivantes valent également pour toutes les institutions qui sont soumises au contrôle administratif et budgétaire classique. D’autres règlementations sont d’application pour les institutions dans lesquelles un commissaire du gouvernement est nommé.

Qui peut introduire un dossier ?

L’Inspection des finances est un service public interne. En tant que citoyen ou entreprise ordinaire, vous ne pouvez pas introduire un dossier ou une demande d’avis préalable.

L’inspecteur des finances doit être saisi du dossier dûment signé par la personne compétente du département concerné, à savoir :

  • le Ministre fonctionnellement compétent, le Directeur ou le Directeur adjoint de la cellule stratégique (chef de cabinet ou chef de cabinet adjoint dans les Communautés et Régions) ;

  • le fonctionnaire qui précède directement dans la ligne hiérarchique celui qui prend la décision (ordonnateur primaire ou délégué).

Indépendamment de tous les dossiers introduits, l’inspecteur des finances conserve sa compétence de conseil (accompagnement) vis-à-vis de l’administration, compétence qui est en grande partie exercée de manière informelle.

Pour quelles propositions peut-on introduire un dossier ?

La réponse à cette question varie d’une entité à l’autre. En général, les principes mentionnés ci-dessous valent dans la plupart des cas. Pour plus de détails concernant votre entité, nous vous renvoyons au texte réglementaire qui définit le contrôle administratif et budgétaire pour votre entité. Vous les trouvez ici.

L’avis de l’Inspection des finances est un avis préalable :  il doit être demandé avant que la décision ne soit prise (exemple : la signature d’un contrat, la notification d’un marché public, la signature d’un arrêté, etc ). S’il ressort du dossier que la décision pour laquelle un avis est demandé a déjà été prise (par ex. le marché public a été notifié), alors il s’agit d’un « fait accompli » et l’inspecteur des finances n’est plus compétent pour remettre un avis. L’avis ne peut en effet plus être considéré comme « préalable » et l’Inspection des finances n’émettra donc pas d’avis.

L’avis de l’Inspection des finances est une étape du contrôle administratif et budgétaire (voir aussi FAQ). Il est habituellement requis pour des propositions avec un impact budgétaire, à court ou à long terme. Les propositions qui engendreront probablement un impact financier (mais qui n’est pas certain) doivent également être soumises pour avis. Dans les diverses entités, des seuils minima ont été fixés. Sous ces seuils, une proposition ne doit pas être soumise préalablement pour avis. Vous trouvez ces seuils sur la page de votre entité.

Les propositions de décision qui doivent être approuvées par le Ministre du budget et/ou le Gouvernement de l’entité concernée doivent habituellement aussi être soumises au préalable à l’avis de l’Inspection des finances.

Contenu d’un dossier

L’Inspection des finances se prononce uniquement sur un dossier «complet », c'est-à-dire un dossier qui contient les éléments suffisants pour qu’elle puisse exercer sa mission d’une manière correcte. Un dossier doit contenir au minimum les éléments suivants :

  • une note de présentation, dûment signée par le fonctionnaire/collaborateur compétent d’une cellule stratégique ou d’un cabinet et adressée à l’autorité compétente pour prendre la décision (via l’Inspection des finances), ou adressée à l’Inspection des finances. Cette note rassemble le contenu du dossier (objectifs, modalités, rétroactes) et comporte une proposition de décision.

  • l’estimation par l’administration des impacts budgétaires directs et /ou indirects, avec l’indication de la méthode de calcul et des hypothèses utilisées, l’estimation pluriannuelle, ainsi que la communication de l’imputation budgétaire proposée (Division organique, Allocation de base).

  • s’il s’agit d’un dossier « Conseil des Ministres », le projet de note au Conseil.

  • toutes les pièces appuyant les éléments importants du dossier. Par exemple, si le dossier concerne la passation d’un marché public, il doit contenir les éléments suivants : les estimations initiales des coûts, le cahier des charges, la publication, le rapport d’attribution dûment signé, et en annexe, les offres de tous les soumissionnaires.

Quel est le délai de traitement ?

Dans certaines entités, certains délais maxima ont été fixés par la réglementation. Pour des détails en rapport avec votre entité, nous vous renvoyons vers le texte réglementaire qui définit le contrôle administratif et budgétaire pour votre entité. Vous le trouvez ici.

Lorsqu’il n’y a pas de mention d’urgence, l’avis sera alors émis dans un délai raisonnable. Ce délai dépend du contexte et de la complexité de chaque dossier séparément. Voir également ici.

Quelles sont les conséquences d’un avis défavorable ?

Dans les cas où la réglementation le prévoit (au-dessus des seuils minima), l’avis préalable est réglementairement obligatoire et il engendre des conséquences juridiques. Ainsi, lorsque l’avis est défavorable, la décision ne peut pas être adoptée.

Un avis défavorable laisse deux possibilités : soit le dossier est adapté selon la remarque de l’inspecteur des finances et est représenté pour avis ; soit le « preneur d’initiative » exerce son droit de recours (appel) auprès du Ministre du Budget. Dans certaines entités, cet appel est exercé directement auprès du gouvernement.

Voir également ici.