Algemene procedure voor indiening van een dossier

De regels in verband met de administratieve en begrotingscontrole verschillen per overheid. De Federale overheid, de Gemeenschappen en de Gewesten zijn immers zelf bevoegd om hieromtrent hun eigen regels vast te stellen. Op de pagina’s ‘Kies uw entiteit’ vindt u telkens een overzicht van de reglementering die van toepassing is voor uw entiteit.

Volgende algemene beschouwingen gelden wel voor alle instellingen die aan de klassieke administratieve en begrotingscontrole zijn onderworpen. Voor instellingen waar er een regeringscommissaris werd benoemd gelden andere regels.

Wie kan een dossier indienen?

De Inspectie van Financiën is een interne overheidsdienst. Als gewone burger of onderneming kan u dus geen dossier indienen of een voorafgaand advies aanvragen.

De inspecteur van financiën moet gevat worden door een dossier ondertekend door de bevoegde persoon van het betrokken overheidsdepartement, zijnde:

• de functioneel bevoegde minister, de directeur of de adjunct-directeur van de beleidscel (kabinetschef of adjunct-kabinetschef in de Gemeenschappen en Gewesten);
• of de ambtenaar die binnen de hiërarchie net onder diegene staat die de beslissing neemt (primaire of gedelegeerde ordonnateur).

Los van enig ingediend dossier heeft een inspecteur van financiën ook een raadgevende (begeleidende) bevoegdheid ten aanzien van de administratie, bevoegdheid die voornamelijk op een informele manier wordt uitgeoefend.

Voor welke voorstellen kan een dossier worden ingediend?

Het antwoord op deze vraag verschilt van entiteit tot entiteit. In het algemeen gelden doorgaans de hieronder vermelde principes. Voor details met betrekking tot uw entiteit verwijzen wij u naar de reglementaire tekst die de administratieve en begrotingscontrole regelt voor uw entiteit. U vindt deze hier (zie link).

Het advies van de Inspectie van Financiën is een voorafgaand advies, dat wil zeggen dat het moet worden gevraagd voor de beslissing wordt genomen. Dit is bv. voor de ondertekening van de overeenkomst, de notificatie van de gunning van de overheidsopdracht, de ondertekening van het besluit, enz. Indien uit het dossier blijkt dat de beslissing waarover een advies wordt gevraagd reeds genomen is (bv. de overheidsopdracht is al gesloten), dan is er sprake van een “voldongen feit” en is de inspecteur van financiën niet langer bevoegd om een advies uit te brengen. Het advies kan immers niet “voorafgaand” meer zijn, de Inspectie van Financiën zal dan geen advies meer uitbrengen.

Het advies van de Inspectie van Financiën is een onderdeel van de administratieve en begrotingscontrole (zie ook hier) en is doorgaans alleen noodzakelijk voor voorstellen met een budgettaire weerslag, dat is een financiële weerslag op korte of lange termijn. Ook voorstellen die waarschijnlijk een financiële weerslag met zich meebrengen (maar waar dit niet zeker is) moeten voorgelegd worden. Bij de diverse entiteiten werden minimumdrempels voorzien onder dewelke een voorstel niet moet worden voorgelegd, onder andere voor subsidies en overheidsopdrachten. U vindt deze drempels op de pagina van uw entiteit.

De voorstellen van beslissing die moeten worden goedgekeurd door de Minister van Begroting en/of de Regering van de betrokken entiteit moeten doorgaans ook voorafgaand worden voorgelegd aan de Inspectie van Financiën.  

Inhoud van een dossier

De Inspectie van Financiën spreekt zich enkel uit over een “volledig” dossier, met andere woorden, een dossier dat voldoende elementen bevat opdat wij onze opdracht op een correcte manier kunnen uitvoeren. Een dossier moet minimaal volgende elementen bevatten.

• een presentatienota, behoorlijk ondertekend door de bevoegde ambtenaar/medewerker van een beleidscel of kabinet en gericht aan de overheid die bevoegd is om de beslissing te nemen (via de Inspectie van Financiën) of aan de Inspectie van Financiën. Deze nota herneemt de inhoud van het dossier (doelstellingen, modaliteiten, retroacta) en bevat een voorstel van beslissing.
• de raming van de rechtstreekse of onrechtstreekse budgettaire weerslag, met aanduiding van de gebruikte berekeningsmethode en -hypotheses, een meerjarenraming, evenals de vermelding van de voorgestelde budgettaire aanrekening (organisatieafdeling, basisallocatie).
• indien het een regeringsdossier betreft: de ontwerpnota aan de Regering;
• alle stukken ter staving van de belangrijke elementen van het dossier. Indien het dossier bijvoorbeeld de gunning van een overheidsopdracht betreft, dient het de volgende elementen te bevatten: de initiële raming van de opdracht, het lastenboek, de publicatie, het behoorlijk ondertekend gunningsverslag en, als bijlage, de offertes van alle inschrijvers.

Wat is de doorlooptijd van een dossier?

In sommige entiteiten worden bepaalde maximumtermijnen vastgelegd door de reglementering. Voor details met betrekking tot uw entiteit verwijzen wij u naar de reglementaire tekst die de administratieve en begrotingscontrole regelt voor uw entiteit. U vindt deze hier (zie hier).

Wanneer geen melding wordt gemaakt van hoogdringendheid, zal het advies binnen een redelijke termijn worden verstrekt, deze termijn hangt af van de context en de complexiteit van elk dossier afzonderlijk. Zie ook hier.

Wat zijn de gevolgen van een ongunstig advies?

In de gevallen waarin de reglementering voorziet (boven de minimumdrempels) is het voorafgaand advies reglementair verplicht en sorteert juridische gevolgen. Wanneer het advies ongunstig is mag de beslissing namelijk niet zondermeer worden genomen.

Een ongunstig advies laat u twee mogelijkheden. Ofwel wordt het dossier aangepast in overeenstemming met de opmerking van de inspecteur van financiën en opnieuw voorgelegd. Ofwel oefent de initiatiefnemer zijn of haar recht tot beroep uit bij de minister van begroting In sommige entiteiten moet dit beroep rechtstreeks bij de regering worden uitgeoefend.
Zie ook hier.